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Gestion commerciale de l’activité

Gestion Commerciale FileMaker Pro

Client

Sutralis – Développement international (F-59 Tourcoing)

Problematique

Dans le cadre de son activité d’accompagnement commercial à l’international, SUTRALIS organisait la gestion de son activité commerciale d’une façon plutôt empirique avec des documents de type tableur qui permettaient plus ou moins d’enregistrer certains aspects de l’activité : fichier client, propositions commerciales, facturation…

Le nombre de données à traiter est en croissance permanente. Les échanges d’informations sur une échelle internationale sont peu pratiques. L’impossibilité d’une source d’information partagée entre les collaborateurs distants devient un handicap, les copies et la redondance des fichiers à l’occasion des échanges deviennent source d’erreurs.

Objectifs

L’organisation fini par atteindre ses limites et par certains cotés limite le développement de l’entreprise… Pour valoriser le potentiel de sa base de données, optimiser sa capacité de travail et gagner en efficacité, l’activité de SUTRALIS impose l’utilisation d’un outil de gestion ergonomique et interactif pour gérer plus efficacement son activité commerciale.
La centralisation de l’information, l’automatisation des tâches redondantes (production de rapport, gestion des commandes, facturation…), doivent permettre à SUTRALIS de mobiliser à son bénéfice ses ressources intellectuelles et l’énergie libérée.

Solutions

Les solutions logicielles de CRM (gestion de la relation client – customer relationship managementCRM en anglais) packagées ne conviennent pas et la décision de confier à E SYSTEMES le développement d’une application spécifique dans l’environnement FileMaker Pro est prise.

Quelques mois plus tard, l’entreprise dispose de son outil de gestion personnalisé qui lui permet de gérer “sur mesure” son activité commerciale : SUTRACOM. La solution est hébergée sur un serveur situé physiquement dans les locaux de SUTRALIS. Les ressources et informations traitées dans le système sont centralisées pour permettre aux utilisateurs d’y accéder pour les actualiser et en tirer profit dans leur activité professionnelle.

Dans une interface adaptée et conviviale, l’application permet la saisie et l’exploitation des informations pertinentes pour la gestion de l’activité de SUTRALIS :

  • entretien et partage des données du réseau de contacts,
  • gestion des contacts liés aux missions pour la conclusion des commandes dans le cadre des mandats
  • gestion des “catalogue de produits” commercialisés via les commandes liés aux mandats
  • historique synthétique des actions menées sur une mission,
  • gestion des mandats et facturation des rémunérations de SUTRALIS
  • édition Impression des commandes, des factures, des mandats
  • rapports de contrôle donnant une photographie des missions en cours,
  • tableaux de bords financiers pour une meilleure gestion des ressources de l’entreprise

Technologies

SUTRACOM, l’application de gestion de l’activité commerciale de Sutralis, est développée dans l’environnement FileMaker Pro, elle résout les problématiques de l’entreprise. Un système de gestion de bases de données, compatible Mac et PC, qui permet l’organisation et le stockage d’un volume de données important, centralisé sur un serveur accessible à distance via internet.

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