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“Immothèque” : une gestion FileMaker Pro pour BECI à Dunkerque

Groupe BECI à DunkerqueLe groupe BECI à Dunkerque est un acteur de premier plan dans l’immobilier régional. Il confie à E SYSTEMES la conception et le développement de l’application de gestion de son patrimoine immobilier.
Un projet élaboré et exploité dans l’environnement FileMaker Pro qui gère aujourd’hui l’ensemble des batiments et des lots en location, mais aussi les baux commerciaux, et les documents qui s’y rapportent.

Développement sur mesure : le choix gagnant_

File Maker Pro Business AlianceLes bureaux du groupe utilisent essentiellement du matériel Apple sur le plan informatique. FileMaker Pro était déjà utilisé et installé sur les postes, suite à une première expérience ratée d’adaptation d’un soft de gestion commerciale développé dans cet environnement aux besoins spécifiques de la gestion d’un patrimoine immobilier.
Cette expérience est donc un échec, on garde FileMaker mais on jette le reste pour développer une solution spécifique, par essence totalement adaptée à l’activité et aux besoins de gestion des utilisateurs.
E SYSTEMES se voit confier cette mission, en reprennant le projet à zéro, de l’analyse des besoins à l’installation de la solution sur les serveurs de l’entreprise. Une affaire rondement menée, avec Lionel qui prend le lead pour le développement : la V1 de l’application est disponible en environ 3 mois, et entre en production, dans sa version complète dans les 6 ou 7 mois suivant la signature du contrat de développement.

Une gestion du patrimoine de A à Z

Dans une interface dont nous avons préservé la clarté, malgrès la foule d’informations à traiter, l’administrateur commence par créer les accès et les profils utilisateurs.
Selon leur droits, ces derniers vont pouvoir gérer complètement le patrimoine en location, de la création et l’enregistrement des informations du bail, l’enregistrement des propriétaires, les bailleurs et des preneurs…Gestion commerciale FileMaker Pro

L’application permet une surveillance dans le temps de l’évolution des contrats, variations des taux, des loyers… Et un système d’alertes visuelles sur les points clefs du contrat, permet un contrôle performant de la vie du bail.L’immothèque gère la facturation périodique des loyers et des différentes charges liées aux contrats.
Une “documenthèque” est disponible pour enregistrer, commenter et ouvrir les nombreux documents numériques associés aux baux des clients. Nous avons d’ailleurs exploité avec bonheur les nouveaux comportement améliorés des containers multimédias de FileMaker dans sa version 12.

Des modules complémentaires dans les tuyaux

L’application “Immothèque” est installée sur le serveur de BECI et elle est configurée pour être accessible de l’extérieur. N’importe quel client FileMaker Pro 12, peut se connecter pour accéder aux informations disponibles, si tant est qu’il ait des accès autorisés.
Une optimisation pour le client FileMaker GO installé sur les iPhones des utilisateurs est en place. Elle permet d’accéder à une version light des infos sur les baux et les sociétés.

Prochaine étape : un module complémentaire de gestion des travaux est en développement. Ce module, lui aussi spécialement développé pour l’interface FileMaker GO et l’iPhone, permettra aux utilisateurs de se connecter à la gestion pour renseigner le système sur les interventions faites dans les locaux loués. Et pour l’immothèque une facturation plus sûre et plus fine, tout en étant sur de ne rien oublier dans les services à facturer !.

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